Aufgaben nach Prioritäten ordnen: Wie man den Fokus nicht verliert

Die effektive Priorisierung von Aufgaben ist ein Schlüsselelement des erfolgreichen Projektmanagements. Um ein Projekt zum Abschluss zu bringen, muss ein Manager einen vernünftigen Zeitplan erstellen und Aufgaben konsequent ausführen, um Verzögerungen und Ressourcenkonflikte zu vermeiden. Es ist wichtig, Aufgaben nicht nur nach ihrer Komplexität zu bewerten, sondern auch nach ihren Auswirkungen auf den Gesamterfolg des Projekts, da einige Aufgaben zwar zeitaufwändig, aber weniger wichtig sein können als einfache, aber kritische Aufgaben. Die Priorisierung trägt dazu bei, dass die Projektziele rechtzeitig und im Rahmen des Budgets erreicht werden.

Was bedeutet Priorisierung von Aufgaben?

Jeder kennt die Redewendung „das Wichtigste zuerst“, und sie erklärt den Priorisierungsprozess sehr gut. Ihre Aufgabe ist es, die „ersten“ Dinge zu identifizieren: die wichtigsten Aufgaben, die dringendsten Aktivitäten usw. und sie in der Reihenfolge ihrer Erledigung zu erledigen. Sie müssen nur noch entscheiden, welche Aufgabe die wichtigste ist. Dies scheint eine einfachere Aufgabe zu sein, aber Sie können die nachstehenden Techniken anwenden, um diese Entscheidung mit Sicherheit zu treffen.

Prioritäten setzen und Aufgaben verwalten

Bevor Sie mit dem Setzen von Prioritäten beginnen, sollten Sie eine gute Vorstellung davon haben, was für die Durchführung des Projekts erforderlich ist. Die gesammelten Anforderungen und der vereinbarte Umfang sollten klar festgehalten werden und allen Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Die Aufgaben sollten dann in einem Dokument oder einem Planungstool niedergeschrieben und in Kategorien (z. B. Projektphasen) eingeteilt werden, damit sie dann innerhalb dieser Gruppen nach Prioritäten geordnet werden können.

Die Teammitglieder sollten die Projektziele, die geschäftlichen Erwartungen der Beteiligten und den Umfang der durchzuführenden Arbeiten verstehen. Dies trägt dazu bei, dass das Projekt von Anfang an transparent ist, und ermöglicht es erfahrenen Mitarbeitern, nützliche Vorschläge für die Prioritätensetzung zu machen. Darüber hinaus sollte sich das Team der Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und etwaiger Einschränkungen bewusst sein, was bei der Erstellung eines effektiven Arbeitsplans hilfreich ist.

Bei der Festlegung von Prioritäten ist es nicht nur wichtig, dringende Aufgaben von weniger wichtigen zu unterscheiden, sondern auch Aufgaben mit der gleichen Prioritätsstufe anzuordnen. Hierfür gibt es mehrere gängige Strategien, die dem Projektleiter helfen, das Team effizient zu organisieren und Verzögerungen zu vermeiden. 

Die besten Strategien zur Prioritätensetzung 

Eisenhower-Matrix

Eine der beliebtesten Strategien zur Auswahl der wichtigsten Aktivitäten, auf die man sich konzentrieren sollte. Sie sollten die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit in vier Gruppen einteilen, nämlich:

Dringend und wichtig;
Nicht dringlich und unwichtig;
Dringend und unwichtig;
Nicht dringlich und unwichtig.

Mit einem kurzen Blick auf die Eisenhower-Matrix können Sie leicht erkennen, welche Aufgaben priorisiert werden sollten (dringend und wichtig) und welche erst später in Angriff genommen werden sollten (nicht dringend und unwichtig). Die dritte Gruppe von Aufgaben kann in der Regel delegiert werden, und die vierte Gruppe besteht aus den Aufgaben, die von der To-Do-Liste gestrichen werden können. Im Rahmen von Projekten ist es nicht immer möglich, Aufgaben zu delegieren oder auszuschließen, aber wenn Sie ihre untergeordnete Bedeutung erkennen, können Sie sie besser einplanen. Auf diese Weise können Sie die Zeit und die Ressourcen Ihres Teams effizient einteilen, ohne den Fokus auf die Hauptaufgaben zu verlieren.

MoSCoW-Methode

Auch bei dieser Methode werden die Aufgaben gruppiert. Sie ist eine nützliche Technik für die Priorisierung von Aufgaben und kann als Teil des Workload-Management-Prozesses sogar noch nützlicher sein. Sie können die Beteiligten bitten, die Projektanforderungen in diese vier Gruppen einzuordnen. Sie müssen Kategorien verwenden, die sich darauf beziehen, wie wichtig eine Aufgabe für das Projekt ist, nämlich:

• Must Have: Kritische Aufgaben, ohne die das Projekt nicht abgeschlossen werden kann;
• Sollte haben: Wichtige Aufgaben, die zwar wünschenswert sind, deren Fehlen aber die Fertigstellung des Projekts nicht verhindern wird;
• Könnte haben: Aufgaben, die nützlich, aber nicht notwendig sind und erledigt werden können, wenn es die Zeit erlaubt;
• Wird nicht: Aufgaben, deren Fertigstellung für das laufende Projekt nicht vorgesehen ist, die aber in der Zukunft in Betracht gezogen werden können.

Methoden zur Bewertung des Wertes und zur Priorisierung von Aufgaben

Jeder, der sich mit Projektmanagement befasst hat, kennt wahrscheinlich das Pareto-Prinzip, das besagt, dass 80% der Ergebnisse auf 20% der Ursachen zurückzuführen sind. Daher ist es wichtig, die 20% der Aufgaben zu ermitteln, die den größten Mehrwert für das Projekt darstellen. Ihr Ziel ist es, herauszufinden, welche Aufgaben den größten Einfluss auf den erfolgreichen Abschluss des Projekts haben werden. Sie können den Wert jeder Aufgabe visualisieren und so die Hauptaufgaben von den Nebenaufgaben trennen. Es lohnt sich auch zu verstehen, was passiert, wenn Aufgaben nicht erledigt werden, und wie sie verteilt werden sollten, um Probleme zu vermeiden.

Bei der Festlegung von Prioritäten ist es wichtig, Ihre persönliche Einstellung zu den Aufgaben zu berücksichtigen. Manchmal ist es verlockend, einer Aufgabe eine niedrigere Priorität einzuräumen, nur weil sie unattraktiv oder schwierig erscheint. Es ist wichtig, dass Sie trotz Ihrer Vorlieben oder der Erwartungen des Teams objektiv bleiben. Achten Sie auf Abhängigkeiten und Sachzwänge:

• Seien Sie sich der Abhängigkeiten zwischen Aufgaben bewusst - einige Aufgaben können von der Fertigstellung anderer abhängen;
• Achten Sie auf Projektbeschränkungen, wie z. B. Ressourcen- oder Zeitbeschränkungen;
• Planen Sie abhängige oder eingeschränkte Aufgaben für den am besten geeigneten Zeitpunkt.

Schlussfolgerung: Anpassen der Projektprioritäten

Veränderungen sind im Projektmanagement unvermeidlich, und das gilt auch für die Prioritäten, die sich verschieben können. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre nach Prioritäten geordnete Aufgabenliste und stellen Sie sicher, dass sie mit dem aktuellen Plan übereinstimmt. Informieren Sie das Team über jede Änderung der Prioritäten, damit es sich der neuen Bedingungen bewusst ist. Die Kommunikation mit dem Team ist in diesem Punkt entscheidend.

Trotz der Bereitschaft zur Veränderung ist es wichtig, Veränderungen nicht ohne vorherige Analyse zu akzeptieren. Die Gründe für größere Veränderungen im Projekt sollten erforscht werden. Dies ist wichtig, um die aktuellen Unternehmensziele im Auge zu behalten und eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden. Sich ändernde Prioritäten können ein Anzeichen für eine unkontrollierte Ausweitung des Projektumfangs sein und sollten sorgfältig überwacht werden.