Ustalanie priorytetów zadań: Jak nie stracić koncentracji

Skuteczne ustalanie priorytetów zadań jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania projektami. Aby doprowadzić projekt do końca, menedżer musi stworzyć rozsądny harmonogram i konsekwentnie wykonywać zadania, unikając opóźnień i konfliktów zasobów. Ważne jest, aby oceniać zadania nie tylko pod kątem ich złożoności, ale także ich wpływu na ogólny sukces projektu, ponieważ niektóre zadania mogą być czasochłonne, ale mniej ważne niż proste, ale krytyczne zadania. Ustalanie priorytetów pomaga osiągnąć cele projektu na czas i w ramach budżetu.

Czym jest priorytetyzacja zadań?

Wszyscy znają wyrażenie „najpierw rzeczy najważniejsze”, które bardzo dobrze wyjaśnia proces ustalania priorytetów. Twoim zadaniem jest zidentyfikowanie „pierwszych” rzeczy do zrobienia: najważniejszych zadań, najpilniejszych czynności do wykonania itp. i wykonanie ich w kolejności priorytetów. Wszystko, co musisz zrobić, to zdecydować, które zadanie jest najważniejsze. Może się to wydawać prostszym zadaniem, ale w rzeczywistości możesz użyć poniższych technik, aby podjąć tę decyzję z pewnością siebie.

Ustalanie priorytetów i zarządzanie zadaniami

Przed rozpoczęciem ustalania priorytetów ważne jest, aby mieć dobry pomysł na to, co należy zrobić, aby ukończyć projekt. Zebrane wymagania i uzgodniony zakres powinny być jasno zapisane i dostępne dla wszystkich członków zespołu. Zadania należy następnie zapisać w dokumencie lub narzędziu do planowania, kategoryzując je (np. fazy projektu), aby następnie można było nadać im priorytety w ramach tych grup.

Członkowie zespołu powinni rozumieć cele projektu, oczekiwania komercyjne interesariuszy i zakres prac do wykonania. Pomoże to zapewnić przejrzystość projektu od samego początku, a także pozwoli doświadczonym pracownikom na przedstawienie przydatnych sugestii dotyczących ustalania priorytetów. Ponadto zespół powinien być świadomy zależności między zadaniami i wszelkich ograniczeń, co pomoże w stworzeniu efektywnego harmonogramu prac.

Podczas ustalania priorytetów ważne jest nie tylko odróżnienie zadań pilnych od mniej ważnych, ale także uporządkowanie zadań o tym samym poziomie priorytetu. W tym celu istnieje kilka popularnych strategii, które pomagają kierownikowi projektu efektywnie zorganizować zespół i uniknąć opóźnień. 

Najlepsze strategie ustalania priorytetów 

Macierz Eisenhowera

Jedna z najpopularniejszych strategii wyboru głównych działań, na których należy się skupić. Należy podzielić zadania na cztery grupy według ich ważności, a mianowicie:

• Pilne i Ważne;
• Niepilne i nieważne;
• Pilne i nieważne;
• Niepilne i nieważne.

Szybkie spojrzenie na matrycę Eisenhowera pozwala łatwo zrozumieć, które zadania powinny być traktowane priorytetowo (pilne i ważne), a na których należy skupić się później (niepilne i nieważne). Trzecia grupa zadań może być zazwyczaj delegowana, a czwarta składa się z tych, które można usunąć z listy rzeczy do zrobienia. W projektach nie zawsze jest możliwe delegowanie lub wykluczanie zadań, ale rozpoznanie ich drugorzędnego znaczenia pomoże je zaplanować. Pozwoli to efektywnie przydzielić czas i zasoby zespołu bez utraty koncentracji na głównych zadaniach.

Metoda MoSCoW

Ta metoda również obejmuje grupowanie zadań. Jest to przydatna technika ustalania priorytetów zadań i może być jeszcze bardziej przydatna jako część procesu zarządzania obciążeniem pracą. Możesz poprosić interesariuszy o uszeregowanie wymagań projektu w tych czterech grupach. Musisz użyć kategorii związanych z tym, jak ważne jest zadanie dla projektu, a mianowicie:

• Must Have: Krytyczne zadania, bez których projekt nie może zostać ukończony;
• Powinny być: Ważne zadania, które są pożądane, ale ich brak nie uniemożliwi ukończenia projektu;
• Może mieć: Zadania, które są przydatne, ale nie niezbędne i mogą zostać ukończone, jeśli pozwoli na to czas;
• Won't: Zadania, które nie są planowane do ukończenia w bieżącym projekcie, ale mogą być rozważane w przyszłości.

Metody oceny wartości i ustalania priorytetów zadań

Każdy, kto pracował w zarządzaniu projektami, prawdopodobnie zna zasadę Pareto, która mówi, że 80% wyników wynika z 20% przyczyn, dlatego ważne jest, aby zidentyfikować te 20% zadań, które dodadzą największą wartość do projektu. Twoim celem jest ustalenie, które zadania będą miały maksymalny wpływ na pomyślne ukończenie projektu. Możesz zwizualizować wartość każdego zadania i w ten sposób oddzielić zadania kluczowe od zadań drugorzędnych. Warto również zrozumieć, co się stanie, jeśli zadania nie zostaną ukończone i jak należy je przydzielić, aby uniknąć problemów.

Podczas ustalania priorytetów zadań ważne jest, aby wziąć pod uwagę swój osobisty stosunek do nich. Czasami kuszące jest nadanie zadaniu niższego priorytetu tylko dlatego, że wydaje się ono nieatrakcyjne lub trudne. Ważne jest, aby być obiektywnym pomimo własnych preferencji lub oczekiwań zespołu. Należy pamiętać o zależnościach i ograniczeniach:

• Bądź świadomy zależności między zadaniami - niektóre zadania mogą zależeć od ukończenia innych;
• Zwracaj uwagę na ograniczenia projektu, takie jak ograniczenia zasobów lub ograniczenia czasowe;
• Zaplanuj zależne lub ograniczone zadania na najbardziej odpowiedni czas.

Podsumowanie: Dostosowanie priorytetów projektu

Zmiany są nieuniknione w zarządzaniu projektami i dotyczy to również priorytetów, które mogą się zmieniać. Regularnie przeglądaj listę zadań z priorytetami i sprawdzaj, czy są one zgodne z aktualnym planem. Pamiętaj, aby poinformować zespół o wszelkich zmianach w priorytetach, aby byli świadomi nowych warunków. Komunikacja z zespołem w tej kwestii ma kluczowe znaczenie.

Pomimo gotowości na zmiany, ważne jest, aby nie akceptować ich bez uprzedniej analizy. Należy zbadać przyczyny głównych zmian w projekcie. Jest to ważne, aby pozostać na bieżąco z aktualnymi celami firmy i uniknąć rozszerzania zakresu. Zmiana priorytetów może być oznaką niekontrolowanego rozrostu zakresu i powinna być uważnie monitorowana.