Приоритизация задач: Как не потерять фокус

Эффективная приоритизация задач — ключевой элемент успешного управления проектами. Чтобы довести проект до завершения, менеджеру необходимо составить разумный график и последовательно выполнять задачи, избегая задержек и конфликтов ресурсов. Важно оценивать задачи не только по их сложности, но и по их влиянию на общий успех проекта, так как некоторые задачи могут быть трудоемкими, но менее значимыми, чем простые, но критически важные. Расстановка приоритетов помогает достичь целей проекта в срок и с соблюдением бюджета.

Что такое приоритетность задач?

Всем знакомо выражение "первым делом", а ведь именно оно очень хорошо объясняет процесс расстановки приоритетов. Ваша задача заключается в том, чтобы определить «первые» дела: самые важные задачи, самые срочные действия, которые необходимо выполнить, и т. д. и завершить их в приоритетном порядке. Всё, что вам стоит сдеать, - это решить, какая задача является самой важной. На самом деле это кажется более простым занятием, но на самом деле вы можете использовать описанные ниже техники и уверенно принимать такое решение.

Определение приоритетов и управление задачами

Прежде чем приступать к расстановке приоритетов, важно иметь полное представление о том, что нужно сделать для завершения проекта. Собранные требования и согласованный объем должны быть четко зафиксированы и доступны для всех членов команды. После этого задачи следует записать в документ или инструмент для планирования, разделив их на категории (например, фазы проекта), чтобы затем приоритизировать их внутри этих групп.

Члены команды должны понимать цели проекта, коммерческие ожидания заинтересованных сторон и объем работы, который предстоит выполнить. Это поможет обеспечить прозрачность проекта с самого начала, а также даст возможность опытным сотрудникам внести полезные предложения по расстановке приоритетов. Кроме того, команда должна быть в курсе зависимостей между задачами и любых ограничений, что поможет в построении эффективного графика работ.

При расстановке приоритетов важно не только отличать срочные задачи от менее важных, но и упорядочить задачи с одинаковым уровнем приоритета. Для этого существуют несколько популярных стратегий, которые помогают менеджеру проекта эффективно организовать работу команды и избежать задержек.  

Самые лучшие стратегии расстановки приоритетов 

Матрица Эйзенхауэра

Одна из самых популярных стратегий выбора основных видов деятельности, на которых следует сосредоточиться. Вам стоит разделить задачи на четыре группы в зависимости от их важности, а именно:

• Срочные и важные;
• Не срочные и не важные;
• Срочные и неважные;
• Это не срочно и не важно.

При беглом взгляде на матрицу Эйзенхауэра вы можете легко понять, какие задачи должны быть приоритетными (срочные и важные), а на каких стоит сосредоточиться позже (не срочные и не важные). Третья группа задач обычно может быть делегирована, а четвёртая группа состоит из тех, которые можно исключить из списка дел. В проектах не всегда возможно делегировать или исключать задачи, но осознание их второстепенной важности поможет спланировать их выполнение. Это позволит эффективно распределить время и ресурсы команды, не теряя фокус на главных задачах.

Метод MoSCoW

Данный метод тоже предполагает группировку задач. Это полезная техника для определения приоритетов задач, она может быть еще более полезной в рамках процесса управления объемом работ. Вы можете попросить заинтересованные стороны проранжировать требования проекта по этим четырем группам. Нужно использовать категории, связанные с тем, насколько важна та или иная задача для проекта, а именно:

• Должно быть: Критически важные задачи, без которых проект не может быть завершен;
• Следует иметь: Важные задачи, которые желательны, но их отсутствие не помешает завершению проекта;
• Могло бы быть: Задачи, которые полезны, но не обязательны и могут быть выполнены при наличии времени;
• Не будет: Задачи, которые не планируются к выполнению в текущем проекте, но могут быть рассмотрены в будущем.

Методы оценки ценности и приоритизации задач

Каждый, кто работал в сфере управления проектами, наверняка знают про принцип Парето, который гласит, что 80% результатов проистекают из 20% причин, поэтому важно определить те 20% задач, которые принесут наибольшую пользу проекту. Ваша цель — выяснить, какие задачи окажут максимальное влияние на успешное завершение проекта. Вы можете представить ценность каждой задачи и таким образом отделить ключевые задачи от второстепенных. Так же стоит понять, что произойдёт в случае не выполнения задач и как стоит их распределить, чтобы избежать проблем.

При определении приоритетов важно учитывать личное отношение к задачам. Иногда возникает соблазн считать задачу менее приоритетной, просто потому что она кажется непривлекательной или трудной. Важно быть объективным, несмотря на свои предпочтения или ожидания команды. Не забывайте о зависимостях и ограничениях, а именно:

• Учитывайте зависимости между задачами — одни задачи могут зависеть от выполнения других;
• Обращайте внимание на ограничения проекта, такие как нехватка ресурсов или временные рамки;
• Запланируйте выполнение зависимых или ограниченных задач на наиболее подходящее время.

Заключение: Корректировка приоритетов проекта

Изменения неизбежны в управлении проектами, и это касается также приоритетов, которые могут меняться. Регулярно пересматривайте список приоритетных задач и проверяйте, соответствуют ли они текущему плану. Обязательно информируйте команду о любых изменениях в приоритетах, чтобы они были в курсе новых условий. Коммуникация с командой в этом вопросе крайне важна.

Несмотря на готовность к изменениям, важно не принимать их без предварительного анализа. Необходимо изучать причины серьезных изменений в проекте. Это важно для того, чтобы оставаться в курсе актуальных целей компании и избежать роста объема проекта (scope creep). Изменение приоритетов может быть признаком неконтролируемого расширения объема работы, поэтому его нужно тщательно отслеживать.