Krótki przewodnik po nowych przepisach prawa pracy i zatrudnienia w 2024 roku

Krajobraz zgodności z prawem pracy wydaje się zmieniać, co roku uchwalane są nowe przepisy dotyczące zatrudnienia, a w 2024 roku spodziewane są kolejne zmiany w prawie pracy, a być może nawet więcej w nadchodzących wyborach. Niedawne zmiany w prawie stworzyły nowe standardy i praktyki, których pracodawcy muszą przestrzegać. Zmiany te niekoniecznie mają charakter historyczny, ale w większości przypadków odzwierciedlają zmianę w kierunku ochrony pracowników.

Zmiany w prawie pracy w USA

Ponieważ rok 2024 jest rokiem wyborczym, a prezydent Joe Biden prawie całkowicie nie zgadza się ze swoimi republikańskimi kolegami w wielu kwestiach pracowniczych, prawo pracy i zatrudnienia będzie przedmiotem debaty.

Biden prowadził dość pro-pracowniczą kampanię w 2020 roku i od tego czasu jest zwolennikiem związków zawodowych, podobnie jak przez ostatnie kilka dekad, rozszerzając prawo amerykańskich pracowników do zrzeszania się. W 2021 roku podpisał rozporządzenie wykonawcze zakazujące lub ograniczające niekonkurencyjne warunki i niepotrzebne wymogi licencyjne. W 2023 roku uchwalono szereg nowych przepisów, które wejdą w życie w 2024 roku i będą miały różny wpływ na pracodawców i pracowników.

Zgłaszanie wypadków

Ostateczna zasada Administracji Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (OSHA) dotycząca zgłaszania urazów i chorób, która wejdzie w życie w nowym roku, ustanawia nowe standardy prowadzenia dokumentacji i raportowania dla pracodawców w oparciu o wielkość firmy i przynależność do branży.

Ponieważ OSHA stara się prowadzić strategiczne działania informacyjne i egzekwować standardy OSHA w branżach wysokiego ryzyka, liczba firm zobowiązanych do elektronicznego zgłaszania urazów i chorób na formularzu 300A rośnie. Ostateczna zasada rozszerza istniejące wymagania dotyczące elektronicznego prowadzenia dokumentacji, wymagając od organizacji zatrudniających 100 lub więcej pracowników w miejscach pracy przesyłania dzienników 300, powiązanych raportów incydentów 301 i rocznych danych podsumowujących na formularzu 300A.

Miejsca pracy zatrudniające od 20 do 249 pracowników będą zobowiązane do składania rocznych danych podsumowujących na formularzu 300A. Miejsca pracy zatrudniające 250 lub więcej pracowników będą nadal składać roczne dane podsumowujące na formularzu 300A, niezależnie od przynależności branżowej. Wymóg ten nie dotyczy niektórych branż niskiego ryzyka, takich jak praca biurowa, sprzedaż detaliczna odzieży i usługi prawne. Pracodawcy powinni jednak skontaktować się z lokalnym doradcą lub stroną internetową OSHA, aby zapewnić zgodność z przepisami. Jednym z najlepszych sposobów zapewnienia zgodności jest ciągłe sprawdzanie prowadzenia dokumentacji. W zależności od ciężkości danego urazu, mogą istnieć wymagania dotyczące raportowania, które wymagają dotrzymania terminów. Nieprzestrzeganie tych wymogów może skutkować grzywnami i dalszymi inspekcjami OSHA.

Przepisy dotyczące wspólnego pracodawcy

Ustawa National Labor Relations Act (NLRA) na nowo definiuje wspólne zatrudnienie i jest egzekwowana przez National Labor Relations Board (NLRB). Zgodnie z przepisami, dwa lub więcej podmiotów można uznać za wspólnych pracodawców grupy pracowników, jeśli każdy podmiot pozostaje w stosunku pracy z pracownikiem i każdy podmiot wspólnie lub indywidualnie określa jeden lub więcej istotnych warunków zatrudnienia pracownika.

Istotne warunki zatrudnienia obejmują następujące elementy:

• Wynagrodzenie, świadczenia i inne formy wynagrodzenia;
• Godziny i harmonogram pracy;
• Zakres obowiązków i odpowiedzialności;
• Procedury nadzoru i raportowania;
• Okres obowiązywania umowy o pracę, w tym zasady mianowania i zwalniania;
• Zasady dotyczące metod i technik wykonywania pracy oraz podstawy działań dyscyplinarnych;
• Warunki pracy wpływające na zdrowie i bezpieczeństwo pracowników.

Opracowywanie przyszłościowej strategii

Kiedy zasada ta weszła w życie po raz ostatni, liczba pozwów składanych przez Krajową Radę Stosunków Pracy przeciwko franczyzobiorcom gwałtownie wzrosła. Koszty sądowe i inne wydatki również gwałtownie wzrosły. W rezultacie franczyzodawcy, co zrozumiałe, zaczęli obawiać się, że różne formy wsparcia dla franczyzobiorców mogą stać się problematyczne. W rezultacie franczyzodawcy zostali zmuszeni do zawieszenia niektórych form wsparcia zatrudnienia dla franczyzobiorców z sektora MŚP. W rezultacie ucierpiały MŚP.

Firmy, które zawarły umowę o pracę lub inną umowę biznesową z inną firmą, w której jedna ze stron ma prawo do egzekwowania zasad dotyczących pracowników drugiej strony, powinny skontaktować się z doświadczonym prawnikiem ds. zatrudnienia w celu przeglądu umowy.

Agencje rekrutacyjne i zarejestrowani pracodawcy są również narażeni na "dominację" wynikającą ze standardowych umów o pracę, w których firma zewnętrzna pomaga głównemu klientowi i pozwala mu skupić się na jego podstawowych funkcjach, mówi Lotito. Takie umowy nie są ani złe, ani szkodliwe. Są naturalne. Jednak pod kątem wspólnego pracodawcy NLRB i inne agencje postrzegają je jako spisek mający na celu pozbawienie pracowników ich praw jako pracowników i ludzi. Aby zminimalizować ryzyko uznania za wspólnego pracodawcę, umowa powinna być renegocjowana z korzyścią dla obu stron. Może to wystarczyć do złagodzenia ryzyka prawnego. Alternatywnie, jedna spółka może uniknąć uznania za wspólnego pracodawcę, rezygnując z wystarczającej kontroli nad pracownikami drugiej spółki.

Związki zawodowe

Wraz ze wzrostem popularności związków zawodowych i odradzaniem się organizowania się pracowników, konieczne jest, aby działy zasobów ludzkich i pracy, we współpracy z radcą prawnym, podejmowały proaktywne kroki w obszarze relacji pracowniczych, aby zapewnić, że pracownicy są zadowoleni z warunków pracy i środowiska pracy.

Niezależnie od tego, czy pracownicy są członkami związków zawodowych, czy też nie, pracodawcy mogą mieć więcej obowiązków w zakresie negocjacji zbiorowych niż wcześniej sądzono i mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności za nieuczciwe praktyki pracownicze wobec pracowników, którzy wcześniej nie byli uważani za pracowników.

Rzeczywista struktura umowy i stosunku pracy powinna zostać przeanalizowana z pomocą wykwalifikowanego radcy prawnego, aby pomóc w ocenie akceptowalnego ryzyka i realistycznych decyzji biznesowych" - mówi Rotito. Nie ma jednej odpowiedzi. Każda organizacja jest inna. Biorąc pod uwagę, że działamy w wysoce regulowanym środowisku, więcej czasu i skupienie się na tworzeniu i utrzymywaniu płynnego środowiska dla pracowników jest kluczem do sukcesu organizacji.