Jak zarządzać projektami?

Zarządzanie projektami to łatwa praca, jeśli nauczysz się zarządzać swoimi zadaniami i śledzić je w celu określenia poziomu ich realizacji. Oto lista kluczowych umiejętności zarządzania projektami w 2024 roku, o których musisz pamiętać i mądrze z nich korzystać, aby osiągnąć sukces.

Znajomość polityki firmy

Jeśli właśnie zostałeś zatrudniony przez firmę lub organizację, nie znasz jej warunków i zasad. Nie wiesz, pod jakim hasłem działa kierownictwo tej firmy i jaki styl preferuje jej właściciel, aby stworzyć produktywną atmosferę dla swoich pracowników podczas pracy. Nigdy nie przyniesie ci to nic dobrego, jeśli nie spróbujesz dowiedzieć się i wydobyć drobnych informacji na temat polityki firmy. Powinieneś poprosić właściciela firmy lub osobistą sekretarkę o dostarczenie pisemnego dokumentu wyszczególniającego politykę firmy. Pozwoli ci to znaleźć właściwy kierunek pracy nad projektem tej konkretnej firmy.

Drugą rzeczą, o której należy pamiętać przy przyjmowaniu propozycji zarządzania projektami, jest dostęp do misji firmy. Większość firm napisała swoją misję bardzo wyraźnie i odważnie, być może na drzwiach wejściowych, ale niektóre nadal mają ją tylko w swoich dokumentach. Powinieneś go znaleźć i uważnie przeczytać. Zrozum słowa napisane na stronie, na ścianie, na pościeli lub na ekranie cyfrowym, wchłoń ich znaczenie i porozmawiaj z właścicielem o tym, jaki jest cel tej misji. Stworzy to dobre wrażenie i pomoże ci stworzyć osobistą misję, aby pomyślnie ukończyć projekt nawet podczas pandemii.

Napisz swoją misję wyraźnie na kartce papieru i przyklej ją na ścianie biurka, aby była widoczna i przypominała Ci o niej. Pomoże ci to trzymać się celu i robić to, co musisz, aby go osiągnąć.

Opracuj plan przed wdrożeniem

Zanim zaczniesz wdrażać swój plan projektu w życie, zorganizuj spotkanie wizualne ze wszystkimi członkami zespołu i właścicielem firmy i zapoznaj się z ich sugestiami. W ten sposób istnieje szansa na uzyskanie najlepszej i najbardziej efektywnej propozycji. Określ obowiązki lub rolę każdego członka zespołu i omów je z nimi indywidualnie.

Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że zespół zna swoje role i obowiązki oraz wyjaśnienie wszelkich niejasności. Prowadź zdrowe rozmowy ze swoimi współpracownikami i omawiaj z nimi plan, niezależnie od tego, czy chodzi o zarządzanie czasem, czy zarządzanie ryzykiem.

Usprawnij komunikację dzięki technologii

Jak wspomniano wcześniej, nie jesteśmy w rutynowej pracy, ponieważ codziennie odwiedzamy nasze biura i fizycznie wykonujemy nasze zadania jako zespół. Większość ludzi pracuje, ponieważ nie każdy może fizycznie pojawić się w pracy i zgromadzić wokół siebie tłum. Pojawia się trudna sytuacja: jak sprawić, by zespół pracował wydajnie i jak monitorować jego wydajność.

Jesteś przyzwyczajony do komunikowania się ze swoimi kolegami z zespołu poprzez fizyczne spotkania, ale teraz możesz wypełnić tę lukę wirtualnymi spotkaniami. Technologia ułatwiła dostęp do członków zespołu w ciągu minuty i omawianie spraw tak, jak kiedyś podczas fizycznych spotkań.
Możesz przekazywać swoje pomysły i wizję poprzez rozwijanie silnych umiejętności komunikacyjnych. Możesz to zrobić, przygotowując slajdy, wygłaszając przemówienie lub organizując sesję dyskusyjną.

Możesz wykonywać połączenia telefoniczne, połączenia wideo, opracowywać arkusze kalkulacyjne online lub Excel, opracowywać system obecności online i wiele innych sposobów, które istnieją, aby zaangażować swój zespół i zdrową komunikację, aby wypełnić luki. Udostępniaj również plany jako dokumenty Google w różnych aplikacjach i witrynach internetowych i poproś członków zespołu o udział, dzięki czemu możesz sprawdzić, kto postępował zgodnie z instrukcjami, a kto je zaniedbuje, korzystając z opcji podglądu.

Ocena ryzyka i zarządzanie ryzykiem

Nie robimy niczego idealnie, podczas pracy nad projektem jesteśmy narażeni na różne ryzyka. Może to być ryzyko finansowe, zdrowotne, kredytowe, rynkowe i inne. Co zatem powinien zrobić kierownik projektu? Dobry kierownik projektu najpierw identyfikuje ryzyko, jego charakter i poziom, a następnie ocenia je na podstawie różnych parametrów. Mogą być one związane z finansami firmy, jej reputacją lub zdrowiem pracowników.

Kierownik musi wiedzieć, co dzieje się w procesie, czy nadążamy za wymaganiami rynku, czy mieścimy się w budżecie, czy członkowie zespołu pracującego w zakładach są bezpieczni i czy praca sprawia im przyjemność. Wszystkie te kwestie wymagają Twojej uwagi, a jeśli wyczujesz coś niepokojącego, musisz to zidentyfikować, ocenić i podjąć niezbędne kroki w celu rozwiązania i zarządzania ryzykiem na samym początku, aby uniknąć dalszych niedogodności lub strat.

Zostań graczem zespołowym

Aby Twój projekt zakończył się sukcesem, musisz być dobrym graczem zespołowym. Jeśli jesteś nowy, zapoznaj się z doświadczeniem członków zespołu i dyskretnie pracuj nad umiejętnościami, których im brakuje. Bądź częścią swojego zespołu, wczuwaj się w jego emocje i daj mu chwilę wytchnienia, gdy tego chce. Dobry zespół powstaje, gdy jego członkowie dzielą się problemami, z którymi się borykają, a cały zespół uzgadnia rozwiązanie. Utrzymuj otwarte drzwi dla członków zespołu, aby się z Tobą kontaktowali, dziel się problemami, które napotykają w procesie, traktuj ich sugestie poważnie i nie zapomnij ich podziwiać i dziękować im, jeśli uznasz je za pomocne. Pomoże to zwiększyć twoją energię i będziesz pracować ciężej, aby znaleźć lepsze sposoby na sukces projektu firmy. Nie zapomnij świętować małych osiągnięć, ponieważ promują one samomotywację i dają poczucie uczciwości, co prowadzi do rozwoju silnej więzi i zaufania między tobą a członkami twojego zespołu.

Przeprowadzaj badania rynku

Firmy dostosowały swój sposób pracy i dały nowy przykład sukcesu nawet w środku pandemii. Niektóre kraje pobudzają swoją gospodarkę nawet w tych nieszczęśliwych czasach, stawiając na innowacje i wprowadzając nowe rzeczy, aby przyciągnąć opinię publiczną, pokazując, że jest to dla nich korzystne. Powinieneś przeprowadzić szczegółowe badania rynku i Internetu na temat znanych i renomowanych firm oraz poznać przyczyny ich sukcesu i reputacji. Nie kopiuj innych, po prostu weź pomysł i wdróż swój plan, aby dać nowy przykład na rynku. Dobry kierownik projektu uważnie śledzi badania, dogłębnie analizuje rynek i prowadzi dokumentację w formie raportu analitycznego lub tabeli faktów.

Wspieraj swój zespół w razie potrzeby

Kierownictwo jest kręgosłupem zespołu. Kierownicy projektów nie muszą wykonywać konkretnych zadań, są zatrudniani do tworzenia planu i wdrażania go wśród członków zespołu, zapewniając silne wsparcie dla zespołu, gdy pracują nad różnymi zadaniami, aby osiągnąć określony cel. Podobnie jak nasz mózg, wydaje instrukcje każdej części ciała, a każda część wykonuje swoje zadanie zgodnie z wymaganiami wybranymi przez mózg. To nasz mózg ostrzega nas przed ryzykiem, prosząc nas o wykonanie dobrowolnych lub mimowolnych działań. To samo dotyczy zarządzania niepowodzeniami, musisz pracować spójnie, aby utrzymać równowagę między członkami zespołu a ich pracą, zapobiegając wypaleniu.

Musisz śledzić, jak dobrze ty i twój zespół wykonujecie powierzone im zadania. Możesz obliczyć ten wskaźnik, przedstawiając go na wykresie i rysując linię porównawczą, aby zobaczyć, gdzie twój projekt idzie w górę lub w dół. Znajdziesz obszary, w których musisz pracować ciężej. Pomoże ci to znaleźć największe skały i najważniejsze cele oraz wskaże drogę do ich osiągnięcia.

Poza obowiązkami służbowymi, uwagi wymaga także życie osobiste, ciało i umysł. Powinieneś znaleźć czas dla siebie i swojej rodziny, ponieważ pomoże ci to pozbyć się stresu w pracy i utrzymać świeżość i motywację do osiągnięcia swoich celów.

Bądź liderem, a nie szefem

Jeśli chcesz osiągnąć maksymalne i niezwykłe wyniki swojego projektu, musisz być liderem, aby wskazać właściwy kierunek członkom swojego zespołu, którzy są w tym dobrzy i przekonać ich, że robisz to dla ich dobra, a następnie zachowujesz się jak lider, ponieważ twój zespół zauważy, że robisz dla nich wszystko, co najlepsze. Ale jeśli wykażesz się nadmierną postawą, nie polubią cię i będą robić rzeczy, które cię denerwują. Powinieneś także rozwijać swoje umiejętności pisania. Powinieneś być w stanie napisać skuteczny i zrozumiały raport, używając dobrej gramatyki angielskiej oraz wzorów matematycznych i analitycznych, aby zgłosić swoje postępy.

Po pomyślnym zakończeniu projektu powinieneś świętować ze swoim zespołem, organizując wizualne lub fizyczne spotkanie, rozmawiając o podróży zespołu przez projekt i dziękując im.