Wie managen Sie Ihre Projekte?

Projektmanagement ist ein einfacher Job, wenn Sie lernen, Ihre Aufgaben zu verwalten und sie zu verfolgen, um den Grad der Fertigstellung zu bestimmen. Hier ist also eine Liste von Schlüsselqualifikationen für das Projektmanagement im Jahr 2024, die Sie sich merken und klug einsetzen müssen, um erfolgreich zu sein.

Kenntnis der Unternehmensrichtlinien

Wenn Sie gerade erst von einem Unternehmen oder einer Organisation eingestellt worden sind, kennen Sie die Bedingungen und Richtlinien des Unternehmens nicht. Sie wissen nicht, nach welchem Motto die Leitung dieses Unternehmens arbeitet und welchen Stil der Inhaber bevorzugt, um eine produktive Arbeitsatmosphäre für seine Mitarbeiter zu schaffen. Es wird Ihnen nichts nützen, wenn Sie nicht versuchen, kleinere Informationen über die Politik des Unternehmens in Erfahrung zu bringen. Bitten Sie den Inhaber des Unternehmens oder die persönliche Sekretärin, Ihnen ein schriftliches Dokument mit den Richtlinien des Unternehmens auszuhändigen. Auf diese Weise können Sie die richtige Richtung für die Arbeit an einem bestimmten Projekt des Unternehmens finden.

Der zweite Punkt, auf den Sie achten sollten, wenn Sie ein Projektmanagement-Angebot annehmen, ist der Zugang zum Leitbild des Unternehmens. Die meisten Unternehmen haben ihr Leitbild sehr deutlich und fett gedruckt, vielleicht sogar an der Eingangstür, aber einige haben es nur in ihren Unterlagen. Sie sollten es heraussuchen und sorgfältig lesen. Verstehen Sie die Worte, die auf der Seite, an der Wand, auf der Bettwäsche oder auf dem digitalen Bildschirm stehen, nehmen Sie ihre Bedeutung auf und sprechen Sie mit dem Inhaber darüber, was der Zweck dieses Leitbilds ist. Dies wird einen guten Eindruck hinterlassen und Ihnen helfen, Ihr persönliches Leitbild zu erstellen, um das Projekt auch während einer Pandemie erfolgreich abzuschließen.

Schreiben Sie Ihr Leitbild deutlich auf ein Stück Papier und kleben Sie es an die Wand Ihres Schreibtisches, damit es sichtbar ist und Sie daran erinnert. Dies wird Ihnen helfen, an Ihrem Ziel festzuhalten und das zu tun, was Sie tun müssen, um es zu erreichen.

Entwickeln Sie einen Plan vor der Umsetzung

Bevor Sie mit der Umsetzung Ihres Projektplans beginnen, sollten Sie eine Besprechung mit allen Teammitgliedern und dem Unternehmenseigentümer abhalten und deren Vorschläge prüfen. Auf diese Weise besteht die Chance, den besten und effektivsten Vorschlag zu erhalten. Legen Sie die Zuständigkeiten oder Rollen der einzelnen Teammitglieder fest und besprechen Sie diese mit jedem einzelnen von ihnen.

Es liegt in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass Ihr Team seine Aufgaben und Zuständigkeiten kennt und alle Unklarheiten beseitigt, die es empfindet. Führen Sie gesunde Gespräche mit Ihren Kollegen und besprechen Sie mit ihnen einen Plan, sei es für das Zeitmanagement oder das Risikomanagement.

Verbessern Sie die Kommunikation durch Technologie

Wie bereits erwähnt, handelt es sich nicht um einen Routinejob, bei dem wir jeden Tag unsere Büros aufsuchen und unsere Aufgaben als Team physisch erledigen. Die meisten Menschen arbeiten, weil nicht jeder physisch zur Arbeit erscheinen und eine Menschenmenge um sich scharen kann. Es ergibt sich eine knifflige Situation: Wie bringen Sie Ihr Team dazu, effizient zu arbeiten, und wie überwachen Sie seine Leistung?

Sie sind es gewohnt, mit Ihren Kollegen durch physische Treffen zu kommunizieren, aber jetzt können Sie diese Lücke mit virtuellen Treffen füllen. Die Technologie hat es leicht gemacht, Ihre Teammitglieder in einer Minute zu erreichen und Dinge zu besprechen, wie Sie es früher in physischen Meetings getan haben.
Sie können Ihre Ideen und Ihre Vision vermitteln, indem Sie starke Kommunikationsfähigkeiten entwickeln. Dazu können Sie Folien vorbereiten, eine Rede halten oder eine Diskussionsrunde veranstalten.

Sie können Anrufe tätigen, Videoanrufe tätigen, Online- oder Excel-Tabellen erstellen, ein Online-Anwesenheitssystem entwickeln und viele andere Möglichkeiten nutzen, um Ihr Team einzubinden und eine gesunde Kommunikation zu fördern, um die Lücken zu schließen. Teilen Sie Pläne auch als Google-Dokumente auf verschiedenen Apps und Websites und bitten Sie Ihre Teammitglieder, daran teilzunehmen, wobei Sie über die Ansichtsoption überprüfen können, wer Ihre Anweisungen befolgt hat und wer sie vernachlässigt.

Risikobewertung und Risikomanagement

Da wir nichts perfekt machen, sind wir bei der Arbeit an einem Projekt mit verschiedenen Risiken konfrontiert. Diese Risiken können finanzielle Risiken, Gesundheitsrisiken, Kreditrisiken, Marktrisiken und andere sein. Was also soll ein Projektleiter tun? Ein guter Projektmanager identifiziert zunächst das Risiko, seine Art und seine Höhe und bewertet es dann anhand verschiedener Parameter. Diese können sich auf die Finanzen des Unternehmens, seinen Ruf oder die Gesundheit seiner Mitarbeiter beziehen.

Der Manager muss wissen, was im Prozess vor sich geht, ob wir mit der Marktnachfrage Schritt halten, ob wir das Budget einhalten, ob die Mitarbeiter in den Anlagen sicher sind und ob sie Spaß an der Arbeit haben. All diese Fragen erfordern Ihre Aufmerksamkeit, und wenn Sie etwas Beunruhigendes bemerken, müssen Sie es erkennen, bewerten und die notwendigen Schritte unternehmen, um das Risiko von Anfang an anzugehen und zu bewältigen, um weitere Unannehmlichkeiten oder Verluste zu vermeiden.

Werden Sie ein Teamplayer

Damit Ihr Projekt erfolgreich wird, müssen Sie ein guter Teamplayer sein. Wenn Sie neu sind, studieren Sie den Hintergrund Ihrer Teammitglieder und arbeiten Sie diskret an den Fähigkeiten, die ihnen fehlen. Seien Sie ein Teil Ihres Teams, spüren Sie ihre Gefühle und gönnen Sie ihnen eine Pause, wenn sie es wünschen. Ein gutes Team entsteht, wenn die Mitglieder ein Problem teilen und sich das ganze Team auf eine Lösung einigt. Halten Sie den Teammitgliedern die Tür offen, damit sie mit Ihnen Kontakt aufnehmen können, teilen Sie ihnen die Probleme mit, mit denen sie konfrontiert sind, nehmen Sie ihre Vorschläge ernst und vergessen Sie nicht, sie zu bewundern und ihnen zu danken, wenn Sie sie hilfreich finden. Das gibt Ihnen neue Energie, und Sie werden sich noch mehr anstrengen, um das Unternehmensprojekt zu einem Erfolg zu machen. Vergessen Sie nicht, kleine Erfolge zu feiern, denn sie fördern die Eigenmotivation und geben Ihnen ein Gefühl der Integrität, was zur Entwicklung einer starken Bindung und des Vertrauens zwischen Ihnen und Ihren Teammitgliedern führt.

Führen Sie Marktforschung durch

Die Unternehmen haben ihre Arbeitsweise angepasst und geben selbst inmitten einer Pandemie ein neues Beispiel für Erfolg. Einige Länder kurbeln ihre Wirtschaft sogar in diesen trüben Tagen an, indem sie auf Innovation setzen und neue Dinge einführen, um die Öffentlichkeit anzulocken und zu zeigen, dass dies für sie von Vorteil ist. Sie sollten eine detaillierte Markt- und Internetrecherche über berühmte und angesehene Unternehmen durchführen und die Gründe für ihren Erfolg und ihr Ansehen herausfinden. Kopieren Sie nicht andere, sondern übernehmen Sie die Idee und setzen Sie Ihren Plan um, um ein neues Beispiel auf dem Markt zu setzen. Ein guter Projektmanager behält die Forschung genau im Auge, analysiert den Markt eingehend und hält die Ergebnisse in Form eines Analyseberichts oder einer Faktentabelle fest.

Unterstützen Sie Ihr Team, wenn es nötig ist

Das Management ist das Rückgrat des Teams. Projektmanager müssen keine bestimmte Aufgabe erfüllen, sie werden eingestellt, um einen Plan zu erstellen und diesen unter den Teammitgliedern umzusetzen, wobei sie das Team tatkräftig unterstützen, während es an verschiedenen Aufgaben arbeitet, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Wie unser Gehirn gibt es jedem Teil des Körpers Anweisungen, und jeder Teil führt seine Aufgabe entsprechend den vom Gehirn gewählten Anforderungen aus. Es ist unser Gehirn, das uns vor Risiken warnt und uns auffordert, freiwillige oder unfreiwillige Handlungen auszuführen. Das Gleiche gilt für das Management von Misserfolgen: Sie müssen zusammenarbeiten, um ein Gleichgewicht zwischen den Teammitgliedern und ihrer Arbeit aufrechtzuerhalten und Burnout zu vermeiden.

Sie müssen den Überblick darüber behalten, wie gut Sie und Ihr Team die Ihnen und Ihrem Team übertragenen Aufgaben erfüllen. Sie können diese Metrik berechnen, indem Sie sie in einem Diagramm darstellen und eine Vergleichslinie ziehen, um zu sehen, wo Ihr Projekt nach oben oder unten geht. Sie werden Bereiche finden, in denen Sie härter arbeiten müssen. Auf diese Weise können Sie Ihre größten Steine und wichtigsten Ziele ausfindig machen und den Weg zu deren Erreichung aufzeigen.

Neben Ihren dienstlichen Pflichten brauchen auch Ihr Privatleben, Ihr Körper und Ihr Geist Ihre Aufmerksamkeit. Nehmen Sie sich Zeit für sich selbst und Ihre Familie, denn das hilft Ihnen, den Stress bei der Arbeit loszuwerden, und hält Sie frisch und motiviert, Ihre Ziele zu erreichen.

Seien Sie ein Anführer und kein Chef

Wenn Sie mit Ihrem Projekt maximale und bemerkenswerte Ergebnisse erzielen wollen, müssen Sie eine Führungspersönlichkeit sein, die Ihren Teammitgliedern, die gut darin sind, die richtige Richtung weist und sie davon überzeugt, dass Sie es für ihr Wohlergehen tun, und dann handeln Sie wie eine Führungspersönlichkeit, da Ihr Team merken wird, dass Sie das Beste für sie tun. Wenn Sie jedoch eine anmaßende Haltung an den Tag legen, werden sie Sie nicht mögen und Dinge tun, die Sie ärgern. Sie sollten auch Ihre schriftlichen Fähigkeiten entwickeln. Sie sollten in der Lage sein, einen effektiven und verständlichen Bericht zu schreiben und dabei eine gute englische Grammatik sowie mathematische und analytische Formeln zu verwenden, um über Ihre Fortschritte zu berichten.

Nach dem erfolgreichen Abschluss des Projekts sollten Sie mit Ihrem Team feiern, indem Sie ein visuelles oder physisches Treffen veranstalten, über die Reise des Teams durch das Projekt sprechen und sich bei ihnen bedanken.