Zeitmanagement: Die 7 besten Tools für effektives Zeitmanagement

In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt ist ein effektives Zeitmanagement für die Produktivität und den persönlichen Erfolg unerlässlich geworden. Zeitmanagement beinhaltet den Einsatz verschiedener Instrumente und Techniken zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Steigerung der Effizienz. Angesichts der unzähligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die um unsere Aufmerksamkeit wetteifern, kann der Einsatz der richtigen Instrumente den Unterschied zwischen Überforderung und einem gesunden Gleichgewicht ausmachen.

Unproduktive Zeitverwendung

Im Durchschnitt verbringt jeder Mitarbeiter 51 % seines Arbeitstages mit unproduktiven Tätigkeiten. Die häufigsten Gründe für diese Zeitverschwendung sind:

• Unnötige Reisen, Besprechungen und E-Mails: Manager verbringen 72 % ihrer Arbeitswoche in Besprechungen, im Durchschnitt 37 Besprechungen pro Woche. Jeder Mitarbeiter verliert durch Ablenkungen am Arbeitsplatz etwa 3 Stunden pro Tag;
• Aufgaben, die nichts mit ihrer eigentlichen Aufgabe zu tun haben: Jeden Tag verbringen die Mitarbeiter 1,5 Stunden mit Aufgaben und Besprechungen, die nichts mit ihrer eigentlichen Aufgabe im Unternehmen zu tun haben. Diese Zeit könnte produktiver genutzt werden.

Zeitmanagement-Tools bei der Arbeit

1. Google Kalender

Google Calendar ist ein unverzichtbares Zeitmanagement-Tool, mit dem Sie Ereignisse planen, Erinnerungen einstellen und Kalender mit Kollegen teilen können. Es hilft Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen, indem es spezifische Aufgaben definiert, wie z. B. die Zeit für ein Projekt oder eine Lieferung, und dann die Zeitblöcke für die Erledigung dieser Aufgaben berechnet. Google Calendar ist auch in Google Mail integriert, wodurch automatisch Ereignisse im Zusammenhang mit Meetings, Geschäftsreisen und anderen Aufgaben hinzugefügt werden.

Sie können Google Calendar auch in andere Anwendungen wie Google Meet integrieren, um die Planung von Online-Meetings zu vereinfachen. Dieses Tool ist für jedermann kostenlos, aber Unternehmen, die mehr Speicherplatz oder erweiterte Funktionen für Videogespräche benötigen, können kostenpflichtige Tarife nutzen.

2. Asana

Asana ist eine Projektmanagement-Plattform, die es Teams ermöglicht, Aufgaben zu organisieren, Fristen zu setzen und effektiv zusammenzuarbeiten. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und Funktionen wie einem Kalender und einem Gantt-Diagramm erleichtert Asana die Planung und Prioritätensetzung. Die kostenlose Version ist für Teams von bis zu 15 Personen verfügbar, während für größere Organisationen kostenpflichtige Pläne mit erweiterten Funktionen erhältlich sind.

3. Evernote

Evernote ist eine leistungsstarke Anwendung für die Erstellung von Notizen, die Organisation von Aufgaben und die Archivierung, mit der Sie Text-, Bild- und Multimedianotizen erstellen können. Die Basisversion ist kostenlos und enthält alle Funktionen, die die meisten Nutzer benötigen. Die kostenpflichtige Version, Evernote Premium, bietet jedoch mehr Speicherplatz, die Möglichkeit zur Zusammenarbeit bei Notizen und die PDF-Suche. Dank seiner Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ist Evernote eine der beliebtesten Anwendungen für die Erstellung von Notizen und die Speicherung digitaler Archive.

4. Trello

Trello ist ein leistungsfähiges visuelles Tool, mit dem Sie Aufgaben nach Ihrem Zeitplan verwalten können. Es ermöglicht Ihnen, für verschiedene Projekte oder Programme sogenannte Trello-Boards zu erstellen und Aufgaben als „Karten“ zu organisieren, die zwischen anpassbaren Listen verschoben werden können. Dieser einzigartige visuelle Ansatz bietet eine attraktive Möglichkeit zur Visualisierung von Arbeitsabläufen und Aufgabenfortschritten, was die Zusammenarbeit und das Zeitmanagement erheblich verbessert.

Trello enthält außerdem integrierte Kalender- und Benachrichtigungsfunktionen, die dabei helfen, Fristen und wichtige Ereignisse im Auge zu behalten. Die App lässt sich mit vielen anderen Tools wie Slack, Google Drive und Jira integrieren, was sie zu einer vielseitigen Projektmanagementlösung macht. Trello ist sowohl in einer Webversion als auch in einer mobilen App verfügbar, so dass die Nutzer jederzeit und überall organisiert und produktiv bleiben können.

5. RescueTime

RescueTime ist eine Anwendung zur automatischen Überwachung Ihrer Online-Aktivitäten. Sie erstellt Berichte über die Apps und Websites, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen, und hilft dabei, Ablenkungen und Bereiche zur Verbesserung der Produktivität zu identifizieren. Mit diesen Informationen können Sie Ihre Gewohnheiten anpassen, um effizienter zu arbeiten.

RescueTime zählt und schätzt die Zeit, die Sie an Ihrem Computer verbringen, und verfolgt Ihre Aktivitäten. Die App bietet außerdem Funktionen zum Blockieren von ablenkenden Websites und zum Erstellen konzentrierter Arbeitszeiten, damit Sie sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren können.

6. Pomodoro Zeitmesser

Der Pomodoro Timer ist eine Zeitmanagementtechnik, die von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Diese Technik wurde entwickelt, um die Konzentration und Produktivität zu steigern, indem die Zeit in gezielte Arbeitsintervalle unterteilt wird, die „Pomodoro“ genannt werden, gefolgt von kurzen Pausen. Der Name „Pomodoro“ stammt von einem tomatenförmigen Küchentimer, den Cirillo als Universitätsstudent benutzte, um seine Studienzeit zu kontrollieren.

Die Idee war, die Arbeit in konzentrierte Zeitblöcke zu unterteilen, die in der Regel 25 Minuten dauern, gefolgt von einer kurzen 5-minütigen Pause. Auf der Grundlage dieser Technik wurden verschiedene Apps wie Pomodoro Timer, Focus To Do und Focus Booster entwickelt, die den Nutzern helfen sollen, diese Technik in ihre tägliche Arbeit einzubauen. Diese Apps bieten oft zusätzliche Funktionen wie die Anpassung der Dauer der Intervalle und die Verfolgung der Fortschritte.

7. Post-it

Wenn Sie keine Technik mögen, aber alle Aufgaben aufschreiben müssen, können Sie immer noch die guten alten Tagebücher oder personalisierte Notizen verwenden. Wenn Sie verschiedenfarbige Post-it-Zettel verwenden, können Sie die Aufgaben leicht nach Priorität und Art unterscheiden. So können Sie beispielsweise Besprechungen auf grüne Zettel schreiben, dringende Lieferungen auf rosa Zettel und alles andere auf gelbe Zettel.

Auf diese Weise können Sie sich im Büro besser orientieren und die benötigten Informationen schnell finden. Sie können auch spezielle Organizer mit Trennwänden für verschiedene Aufgabenkategorien verwenden. Diese Methode sorgt für eine visuelle Organisation und vereinfacht die Planung des Arbeitstages.

Fazit

Ein effektives Zeitmanagement ist der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität und zur Ordnung des Arbeitstages. Der Einsatz der richtigen Hilfsmittel - von digitalen Apps bis hin zu klassischen Post-it-Zetteln - hilft, Aufgaben besser zu organisieren und Ablenkungen zu minimieren. Finden Sie die Methoden, die für Sie funktionieren, und wenden Sie sie täglich an, um die Ergebnisse zu maximieren.